Organizar un viaje con tus catorce amigos nunca fue tan fácil

Todo el mundo se ha ido alguna vez de viaje con todos sus amigos, con el más y el menos organizado, el más y el menos ordenado y el típico que todo le parece bien. Pero siempre hay dos o tres personas que terminan encargándose de todo.Los viajes siempre empiezan por un: ¿Y si … este verano vamos a Tailandia? ¿Tokio? ¿Maldivas? ¿Sicilia? ¿Portugal? Una vez el grupo se pone de acuerdo en el destino, viene la siguiente pregunta:

¿Quién se encargará de organizarlo?

Esta pregunta está en la mente de cada uno de los amigos del grupo, pero la pregunta es incorrecta. La pregunta que tendrían que hacerse es:

¿Quién se encarga de cada una de las fases de la organización de las vacaciones?

La respuesta es muy fácil. Solo tenemos que plantearnos organizar un viaje según la filosofía Agile.

¿En qué consiste? La metodología Agile es una manera de llevar a cabo procesos complejos para conseguir alcanzar los objetivos de una manera más rápida y eficiente. Normalmente se aplica para acelerar procesos en el ámbito profesional y está revolucionando la forma de trabajar de las compañías más innovadoras, convirtiéndolas en más ágiles y eficaces, pero es aplicable a otras actividades.

Vayamos a este ejemplo concreto: la organización de un viaje con amigos. Algo capaz de volverte loco, que ocupa mucho tiempo y depende de muchas variables. Sin embargo, usando esta metodología el proceso se puede simplificar, hacerse más llevadero y asegurar el éxito.

Un grupo de amigos va a usar Agile para organizar su viaje. Empiezan por establecer objetivos simples que deben alcanzar en un tiempo determinado (decidir el destino, el medio de desplazamiento, los planes a realizar una vez en el lugar, la comida, etcétera). El destino ya lo han decidido, pero el resto de objetivos aún no.

Aplicando esta filosofía asignan una tarea a cada uno de los componentes del grupo y, por fases, las tendrán que ir cumpliendo. Por ejemplo: el itinerario. Pedro será el encargado de marcar cuánto tiempo se alojarán en cada una de las ciudades que visitarán. Una vez establecido el itinerario, pasan al siguiente punto: La elección del alojamiento.

Juan será el encargado de buscar el alojamiento adecuado y establece como objetivos que cueste menos de 300 euros por persona, que la casa tenga terraza, que tenga aparcamiento, que disponga de WiFi.. etcétera.

Poco a poco se fijan el resto de prioridades y se crea un calendario de cumplimiento en etapas de tres semanas. Cada vez que se completa una fase, se analizan los objetivos logrados, las dificultades que se han encontrado y cómo se puede mejorar el resultado en las siguientes etapas, de manera que todo se convierte en algo cada vez más eficiente.

Y así, poco a poco, van cerrando el viaje y sólo les queda disfrutar de él.

El viaje es tan sólo un ejemplo de cómo una tarea con cierta dificultad puede ser mucho más simple de lo que a priori aparenta. En Repsol, por ejemplo, el desarrollo y lanzamiento de la aplicación Waylet se produjo en tiempo récord, saliendo al mercado en la mitad del plazo previsto. También se ha usado Agile en la creación de una aplicación móvil que ayuda a optimizar el mantenimiento en refinerías y se va actualizando con funciones nuevas recogiendo las peticiones de los empleados.

Pero todos los días encontramos tareas en las que podríamos emplear esta filosofía. ¿Comprarse un nuevo coche? ¿Organizar una boda? ¿Escribir una novela policíaca? ¿Reformar tu casa? ¿Montar un equipo de fútbol con los compañeros de la oficina? Todas ellas se beneficiarían de la metodología Agile igual que les sucede a docenas de iniciativas en el entorno laboral ¿Te animas a probar?

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